Si fa presto a dire gestione documentale, soprattutto nell’ambito delle microimprese, che appaiono tra le più restie a procedere verso l’innovazione tecnologica.
Ma se è vero che innovare in questo specifico contesto significa innanzitutto usare meglio le tecnologie già disponibili, è altrettanto certo che non sempre le piccole e piccolissime aziende vengono messe nelle condizioni di farlo.
E proprio per tale motivo faticano a percepire il valore degli strumenti, nuovi o già in uso, in modo diretto e tangibile. Che siano richieste in generale una maggiore preparazione e più propositività da parte dei dealer lo testimonia una recente indagine che ha fatto luce sulle esperienze applicative e i modelli d’offerta in tema di gestione documentale.
Proposte dirette ai piccoli gruppi di lavoro e centrate in gran parte su dispositivi multifunzione (Mfp), che possono essere “vestiti” con pacchetti software in grado di trasformarli in altrettanti nodi di un sistema con tutte le caratteristiche dell’automazione di base per ricevere, distribuire e trattare documenti in modo più rapido ed efficiente rispetto alle modalità tradizionali, peraltro ancora piuttosto diffuse.
La ricerca, promossa da Epson e condotta da Xplor Italia, ha evidenziato dinamiche d’offerta ancora al rallentatore in tema di gestione documentale, nonostante le istanze specifiche di un target che appare assai numeroso e che comincia a mostrare interesse per i concetti del document management e i benefici promessi dalla loro applicazione.

Tecnologie accessibili e produttive
Tali benefici, anche all’interno del piccolo ufficio di retrobottega, nell’azienda del terzista, nello studio professionale, come pure nell’agenzia immobiliare o assicurativa e nell’albergo a conduzione familiare, possono ampiamente concretizzare l’utilità dell’investimento.
Nonostante la riluttanza a spendere in Ict, le microimprese presentano performance talvolta migliori di quelle espresse dalle Pmi; sia perché, come si evince da un’indagine della società Euler Hermes, operano spesso nell’ambito di monopoli di prossimità, sia perché di frequente godono di nicchie di attività che permettono un maggiore potere negoziale sui prezzi.
E proprio per i loro ritardi sotto il profilo delle tecnologie a supporto del business, si mostrano come il settore di mercato dal maggiore potenziale, e pure come il più ricettivo per i pc dealer e i rivenditori del segmento office.
Lo ha confermato l’indagine di Xplor Italia, che ha posato la sua lente su questi ultimi e ha fatto emergere la necessità di una più ampia diffusione dei principi alla base delle applicazioni di gestione documentale. Non meraviglia, poi, che le imprese che innovano meno desiderino motivazioni in più per investire; e l’area del document management può fornirne diverse, a cominciare dai risparmi presto ottenibili, e con impegni piuttosto contenuti. Basta pensare alla riduzione media dei costi complessivi del personale, che rapidamente si può avvicinare al 20% in virtù di una semplice automazione dei flussi operativi più comuni. Fare sì che tutti i componenti del gruppo di lavoro possano sfruttarne i vantaggi significa tagliare di netto molti sprechi di tempo e denaro. È infatti assodato che si producano molte più fotocopie del dovuto, e che si arrivi a riprodurre più volte, spesso inutilmente, uno stesso stampato.

Dealer in ritardo
Considerando poi, come testimoniano le stime di Xplor Italia, che per ricostruire un documento smarrito si impiegano fino a 25 ore e che la ricerca negli archivi cartacei assorbe ogni addetto per 400 ore in media ogni anno, il calcolo dei possibili risparmi è presto fatto. E se nelle microimprese non si tratta di cifre enormi, a lungo andare il loro peso si fa comunque sentire.
Le aree della gestione documentale in cui i dispositivi Mfp trovano opportuna collocazione, con il complemento di software idonei, si possono riassumere nella gestione di documenti a colori e publishing, modulistica elettronica (e-form management), scansione dei documenti cartacei di ciclo passivo, documenti on-demand, printing sicuro, scansione per l’archiviazione, email e fax management.
Come testimonia l’indagine, i dealer del campione (54 rivenditori office locali e regionali) mostrano in gran parte di non avere piena padronanza dei necessari strumenti applicativi legati alla proposta di un Mfp “vestito”: dichiara infatti di aver maturato sufficiente o buona competenza, in termini di capacità progettuale ed esperienza di vendita, soltanto il 40% di loro nell’ambito del publishing a colori, il 31,5% nelle applicazioni di scansione finalizzata al ciclo passivo, il 27,8% nell’email e fax management e appena il 15% nelle soluzioni di secure printing.
C’è comunque la consapevolezza diffusa di potersi rivolgere a un target assai ricettivo.
In prima fila, le piccole aziende, citate dal 27,8% del campione, mentre a distanza seguono i piccoli uffici domestici e la Pa locale, rispettivamente con il 16,8% e il 15,3%; in coda, come è comprensibile considerando il classico target dei dealer, le imprese dei comparti utility e distribuzione.