Una mattinata di lavoro per entrare nel vivo degli aspetti normativi, regolamentari, tecnici e organizzativi che ruotano attorno al ruolo del Responsabile della Conservazione: è il seminario che ha inaugurato la sessione convegnistica della rassegna DocuBusiness lo scorso anno, ponendo sotto i riflettori una figura professionale che le aziende, oggi più che mai, sono interessate a formare.
Il percorso che porta a una digitalizzazione ragionata dei flussi documentali, e come tale organica ed efficace, presuppone infatti la conoscenza dei molteplici aspetti di organizzazione e di gestione, a cominciare dal quadro normativo al quale conformarsi.

Il seminario ha rappresentato l’occasione per analizzare le tematiche connesse all’impostazione e alla messa in pratica, nonché agli adempimenti obbligati di natura legale e fiscale, che competono al Responsabile della Conservazione.
A illustrare un corretto approccio metodologico, corredato da un ampio corollario di suggerimenti utili all’operatività quotidiana, sono stati i legali Luca Giacopuzzi dello studio omonimo e Andrea Lisi, contitolare dello studio D&L, esperti di diritto delle nuove tecnologie. “La figura del Responsabile – ha spiegato Giacopuzzi – ha compiti precisi, previsti analiticamente. Deve innanzitutto adottare procedure di tracciabilità dei documenti conservati, verificarne almeno ogni 5 anni l’effettiva leggibilità, provvedendo ove necessario al riversamento del contenuto”. Il riferimento normativo è l’art.5 della deliberazione Cnipa (Centro nazionale per l’informatica nella Pa) n. 11/2004.
“Il ruolo che ne emerge – ha aggiunto Lisi – è senz’altro impegnativo: gli si assegna non solo il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione ma anche il controllo della correttezza dell’intero processo. Così, sono di sua competenza l’organizzazione del contenuto dei supporti di memoria, al fine di garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, la tenuta dei programmi di gestione, la verifica di funzionalità del sistema, l’adozione di misure fisiche e logiche per proteggere i supporti e le copie”.

E poi, ancora, il Responsabile della Conservazione è tenuto al rispetto delle formalità di comunicazione previste nei confronti dell’Agenzia delle Entrate, e deve pure essere in grado di porre rimedio a errori o a eventuali anomalie. Motivi più che sufficienti a consigliare di redigere il Manuale della conservazione, “che può opportunamente integrare – ha osservato Giacopuzzi – il documento programmatico sulla sicurezza informatica; e poiché rappresenta uno strumento organizzativo fondamentale, dovrà anche contenere un’analisi dei rischi connessi al processo, all’hardware e al software di gestione, nonché le linee guida che ispirano le procedure, prima della loro descrizione di dettaglio”.
Si tratta da un lato delle strategie organizzative per la gestione del processo di conservazione e, dall’altro, del flusso e delle modalità di gestione dei documenti nonché delle regole per lo scambio di documenti informatici e per la sicurezza dei dati.
“In questo contesto – ha affermato Pier Luigi Zaffagnini, amministratore delegato della software house Top Consult, specializzata nella gestione documentale – la scelta degli strumenti tecnologici e del software a supporto dell’attività del Responsabile della Conservazione riveste un’importanza pari alla conoscenza delle regole, alle competenze normative, alle procedure organizzative e applicative per la realizzazione degli archivi e per la certificazione delle procedure adottate. E sempre la soluzione identificata per un progetto di conservazione deve integrare al software la consulenza applicativa e quella legale”.

Tanto più alla luce delle attribuzioni del Responsabile, il quale, senza un’adeguata formazione e un idoneo supporto, presto si troverebbe in difficoltà. “L’attività del Responsabile – ha sottolineato Lisi – può anche essere delegata, ricorrendo all’outsourcing del procedimento di conservazione”. I commi 2 e 5 dell’art.5 consentono di delegare in tutto o in parte le sue attività ad altri soggetti interni all’azienda e a terzi.
“Le deleghe possono interessare i processi di studio, firma, controllo, sicurezza. Un buon contratto di outsourcing dovrà descrivere nel dettaglio i servizi da fornire, le procedure operative e i tempi di lavorazione (il tutto accompagnato dall’indispensabile Service Level Agreement) e definire i sistemi di report e i resoconti del processo di conservazione”.
E ancora, stabilire le modalità di comunicazione, fissando le responsabilità dell’outsourcer e le eventuali penali, le garanzie e le indennità. “Le prerogative del Responsabile e le competenze di chi ne svolge il ruolo – ha detto Dario Calzavara, direttore generale di Poligrafica San Faustino – sono tra le prime domande che ci vengono poste dalle aziende alle quali proponiamo l’outsourcing della conservazione. È un servizio che presenta molteplici vantaggi: innanzitutto non obbliga l’azienda a investire in hardware e in software né a formare risorse umane specialistiche o a cercarle sul mercato; inoltre, l’offerta è proporzionata alle esigenze del business”.
E, ancora, il servizio può essere disdetto in qualsiasi momento o, piuttosto, esteso. “Infine, può rappresentare una soluzione immediata al problema della nomina del Responsabile della Conservazione”.