Inizia nel 2001 l’odissea del Gruppo Dimar per mettere a punto un progetto che ha come fulcro fatturazione e archiviazione elettronica dei documenti. Poi, approda alla soluzione Archiflow di Siav Sitemi e centra rapidamente l’obiettivo della riduzione dei costi e di una maggiore efficacia nella gestione documentale di azienda privata o Ente Pubblico.

Una realtà composita, con un elevato numero di dipendenti (2100) e quasi 180 punti vendita: il Gruppo Dimar è un’azienda della Gdo che opera nel mondo del retail da circa trent'anni e da dieci cresce costantemente: attualmente il suo fatturato è di circa 700 milioni di euro.
Sensibile verso la cultura IT, il Gruppo ha avviato vari percorsi di rinnovamento tecnologico; l’ultimo portato a termine riguarda la gestione documentale e l’archiviazione sostituiva.
Negli uffici amministrativi girava parecchia carta, con un movimento di fatture, tra attive e passive, superiore a 720 mila e abbinate ad altri tipi di documenti come ordini verso l’interno e l’esterno, bolle di consegna e documenti di trasporto.
“L’idea di automatizzare tutto era nata già sette anni fa, ma quella fu un’esperienza limitata che non produsse grandi risultati; – ha commentato il direttore dei sistemi informativi del Gruppo Livio Bernocco – tre anni dopo siamo ritornati sul progetto, ma anche questa volta la soddisfazione è stata parziale. Un nuovo cambio di fornitore avvenuto un anno e mezzo fa ci ha felicemente traghettato alla fine del percorso alla fine dello scorso anno, nel totale rispetto dei tempi preventivati. Abbiamo sposato la soluzione di Siav Sistemi e siamo con loro su diversi fronti. Il primo risultato ottenuto è nel sistema di lettura destrutturata dei documenti che ci ha portato all’archiviazione sostitutiva di tutte le fatture attive e passive. Dall’inizio di quest’anno non stampiamo più nulla di ciò che sono libri sociali, registi Iva, schede di magazzino, statistiche e report.”.

Fatturare e rifatturare
Un processo di svecchiamento nato dalla lucida consapevolezza che snellire i processi di gestione documentale avrebbe portato molti benefici, dando l’avvio a economie importanti su parecchi fronti (riduzione dei costi di gestione, diretta conseguenza di un azzeramento di moduli cartacei, materiali di consumo e lavori manuali.), ma producendo anche una migliore organizzazione del lavoro nell’operatività giornaliera.
“La mole notevole di documenti rendeva difficile la loro ricerca, che fosse dettata da controlli dell’autorità fiscale, piuttosto che da verifiche interne. Lo spreco di tempo e di energie in tal senso era notevole. Attualmente Archiflow ci consente facilità di consultazione per tutta la documentazione interna”. E da quanto racconta Bernocco, non è cosa da poco. Il ciclo di fatturazione di Gruppo Dimar è infatti decisamente complesso anche per l’aggiunta alla normale fatturazione di un ciclo definito di “rifatturazione”: consegne effettuate prevalentemente da fornitori nel settore dei freschi a clienti e associati del Gruppo, ma fatturate alla spa che riesce così a ottenere condizioni agevolate da trasferire agli affiliati. Mensilmente l’amministrazione provvede a rifatturare in base alle consegne avvenute verso i circa 250 clienti con cui è stato stipulato l’accordo.

Per il Gruppo, un fattore determinante nella scelta di Archiflow è stata la sua scalabilità, e il fatto che solo pochi operatori interni fossero coinvolti nel processo di istallazione “Ci siamo affidati a Siav Sistemi dopo aver vagliato altre possibilità per la completezza dell’offerta presentata e per la loro competenza .- ha aggiunto il manager - Dal 2007 tutta la struttura precedente è stata sostituita da quella di Siav Sistemi, compreso il motore dell’Ocr, il motore del riconoscimento Ocr da Pdf e tutti i moduli annessi.”
Il primo passaggio dalla fatturazione elettronica attiva è stato seguito dall’archiviazione delle fatture passive dove si è innescato il percorso della registrazione automatica tramite motori Ocr. La società suddivide i propri fornitori in due macrocategorie: area merci e area servizi. In questa seconda rientra tutto ciò che non è merce (dall’acquisto del capannone a quello del pc). Il ricevimento di questi documenti è al momento misto: cartaceo ed elettronico. L’elemento comune è che sono ricevuti in base un ordine emesso dalla società. Anche qui vige una complessità di gestione dovuta all’esistenza in genere di molteplici documenti di trasporto abbinati a un’unica fattura. “Facendo un intervento sul sistema addizionale, con documenti manuali, quelli in Pdf arrivati tramite posta elettronica quelli scansiti via Ocr andiamo a creare un flusso unico attraverso il quale le informazioni vengono depositate tutte e sempre in un contenitore generico, che noi chiamiamo conto generico di acquisto.

Migliora l’ambiente di lavoro
L’accesso ai documenti conservati è facilitato da un meccanismo di indicizzazione i cui criteri sono stati personalizzati durante la fase di setup. I documenti possono venire rintracciati attraverso diversi parametri: data, importo, numero di registrazione o di fattura, nome del cliente/fornitore o Partita Iva o ragione sociale. Rintracciare i documenti non è più un evento traumatico e dispersivo e la riduzione degli errori causata dalla manipolazione manuale dei documenti e dei dati riportati è stata ridotta al minimo.

“La decisione di passare alla gestione elettronica dei documenti si è basata su una politica interna di crescita: vogliamo aumentare l’efficienza del comparto amministrativo che si occupa di fatturazione e archiviazione. Non vogliamo crescere come numero di dipendenti nei prossimi tre anni, abbiamo però mire di incremento di fatturato. Le nostre previsioni per l’anno in corso e del prossimo considerano nuove aperture con conseguente aumento del lavoro amministrativo. L’ipotesi che l’azienda gestisca più punti vendita, più milioni di euro di fatturato a parità di personale diventa reale. Vi è poi il lato umano: a lungo andare il lavoro di data entry diventa ripetitivo e noioso. Con il sistema di gestione documentale adottato invece consentiamo a chi se ne occupa un lavoro più interessante e coinvolgente con la consapevolezza di acquisire una professionalità nuova".

Requisiti indispensabili
Bernocco assicura che all’interno del Gruppo è avvenuto un recupero di efficienza aziendale in termini quantitativi e qualitativi e che l’intero progetto è potuto avvenire perché sussistevano i requisiti indispensabili per attuarlo con successo:
1. “La presenza di uno sponsor interno, che avendo presente i benefici futuri non si spaventi davanti all’innovazione. Per Gruppo Dimar è stata la proprietà".
2. Coinvolgimento immediato del personale direttamente interessato, affinché il cambiamento non sia un’imposizione ma un arricchimento personale in termini di professionalità e qualità del lavoro.
3. Disporre di una o due persone interne che seguano costantemente l’evoluzione temporale del sistema.

“Abbiamo eliminato al 100% lo smarrimento dei documenti. Obiettivo del 2008: la diminuzione del parco stampanti”