Stimare il TCO della propria piattaforma di document management può costituire un modo assai efficace, per un’organizzazione, di sostanziare un vantaggio finanziario tramite una metrica interna per l’implementazione e lo sviluppo di prodotti e servizi, disponendo del costante confronto con le best practice. Viene così a configurarsi anche un valido strumento di supporto alle decisioni, che consente di ragionare sugli effetti complessivi di ciascun investimento, anziché su una visione altrimenti parziale e, proprio per questo, molto spesso fuorviante. Il modello di rappresentazione e valutazione sviluppato da Xplor Italia Research esprime una ripartizione degli oneri formata, nel caso delle grandi imprese, da costi espliciti pari al 61,1% (hardware e software, esercizio, amministrazione) e oneri impliciti (corrispondenti a operatività e downtime) per la restante quota del 38,9%.
Più in dettaglio, la quota predominante dei costi legati al document management equivale all’esercizio della piattaforma e dei sistemi, che incide per il 40,4%. Ma è quasi altrettanto significativa la fetta che di solito sfugge alle valutazioni e che riguarda l’operatività effettiva degli utenti, il cui peso è di ben il 33,6%. Si tratta di costi indiretti che riflettono gli sprechi di tempo e di denaro che le imprese tendono troppo spesso a trascurare. Averne consapevolezza è il primo importante passo verso un’opportuna razionalizzazione.

L’acquisto di nuove soluzioni e tecnologia per la gestione documentale non può fare a meno di una valutazione preventiva sull’opportunità dell’investimento: la stima del Roi non basta e va accompagnata da un’analisi di dettaglio del TCO, utile anche per discriminare tra le proposte dei diversi vendor

- Roi e TCO appaiono come altrettante fasi complementari di un processo composito e integrato di valutazione dell’investimento
- Il 36% delle imprese è incapace di stimare sia gli oneri complessivi della gestione documentale, sia i costi puntuali di produzione
- I costi per l’acquisto di hardware e software contano soltanto per il 15% circa degli oneri totali rappresentati dal TCO
- Il modello di TCO di Xplor Italia Research offre un metodo di analisi e valutazione all’impresa che deve decidere come investire