Con oltre 2.000 dipendenti e 16 sedi sul territorio, Ferservizi è il service del Gruppo Ferrovie dello Stato che gestisce un volume 700.000 fatture all’anno prodotte da oltre 30.000 fornitori diversi, nazionali e internazionali. Il processo, gestito in precedenza in modo manuale, è stato interamente automatizzato tramite una soluzione Ecm di FileNet, che consente di acquisire, archiviare e recuperare i documenti associati ai dati gestionali.
Al cuore dell’implementazione la riuscita integrazione con l’Erp Sap, che permette agli utenti di visualizzare le fatture direttamente sul proprio pc e ai responsabili di autorizzarne il pagamento, eliminando così la circolazione della carta e aumentando la produttività degli addetti. Inoltre, attraverso un apposito sportello online, i fornitori possono controllare lo stato di avanzamento delle loro fatture. Battezzato Fast invoice processing, il nuovo processo inizia con l’acquisizione a scanner di tutte le fatture cartacee che giungono alla sede centrale di Roma, dove vengono classificate per società di competenza e per tipologia, e corredate da codici di identificazione. Di qui vengono memorizzate nel database di FileNet interfaciato a Sap.
“Siamo molto soddisfatti dei risultati – afferma Massimo Ristoratore, responsabile sistemi di Ferservizi – e in particolare del ritorno degli investimenti: un anno per le componenti tecnologiche e meno di 24 mesi per l’intero progetto organizzativo”.