Ordine, consegna, fatturazione, pagamento e incasso: sono le fasi del ciclo amministrativo-finanziario che ha come cardine la fattura. Dematerializzare i documenti che ne sono parte integrante (ordine, conferma, avviso di spedizione, documento di trasporto, fattura, avviso di pagamento e così via) e integrare l’intero processo sulla base del workflow che si accompagna al relativo ciclo logistico-commerciale, significa conseguire indubbi vantaggi.
Peccato che meno del 5% del totale dei documenti amministrativi scambiati dalle aziende italiane sia trasferito per via elettronica e che pure nei settori dove l’adozione appare più spinta, come il largo consumo e il farmaceutico, il grado di copertura del ciclo dell’ordine in digitale sia tuttora limitato.
È l’esito dello studio condotto dalla School of Management del Politecnico di Milano e condensato nell’Osservatorio 2006-2007 sulla fatturazione elettronica. “La quale risulta – sottolinea il project manager Gabriele Tedesco – ancora in fase embrionale. Di fatto, i progetti di integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine sono generalmente percepiti come complessi e dai benefici limitati; inoltre, poche aziende sono in grado di misurare i vantaggi, peraltro di molteplice natura, che si sostanziano nella riduzione dei costi e in una maggiore efficacia dei processi in termini di tempestività e di riduzione degli errori”.
Il risultato è che le imprese non osano e in maggioranza evitano di procedere verso l’auspicata integrazione e la dematerializzazione di porzioni significative del ciclo dell’ordine. Attraverso cui, invece, come evidenzia lo studio, è possibile ottenere benefici di livello crescente: all’automazione del processo di fatturazione corrisponde l’eliminazione di pratiche manuali e una maggiore accuratezza dell’attività.

La chiave dell’integrazione
Poi, a un contesto operativo integrato, fa riscontro in modo pressoché diretto l’aumento della produttività degli addetti impegnati nelle attività di interfaccia: dalle informazioni su disponibilità, tracking degli ordini e reclami, alle riconciliazioni contabili e alla gestione delle non conformità. E ancora, una volta ridotti i tempi di esecuzione dei processi, la semplificazione delle attività e il loro controllo con logiche di workflow attribuisce una valenza strategica ai benefici conseguiti. Ma anche senza arrivare alle best practice, il taglio dei costi ottenibile con l’adozione della fatturazione elettronica si rivela consistente: “Sulla base dei modelli concettuali e qualitativi che abbiamo sviluppato – dice Tedesco – è stato possibile ricavare stime assai eloquenti: si va da una riduzione di 25 euro per ordine o fattura nel settore farmaceutico ai 60 euro nel comparto del largo consumo. E questi sono solo i benefici di efficienza più facilmente apprezzabili, cui vanno poi aggiunti quelli derivanti dall’ottimizzazione del processo”.
Solo nei casi in cui l’azienda non punti a un’integrazione complessiva ma si limiti al solo scambio di alcune tipologie di documenti, l’avviarsi verso la dematerializzazione, implementando soluzioni di fatturazione elettronica, si rende molto meno interessante. Due le componenti del modello di riferimento: l’una per descrivere i processi del ciclo dell’ordine, e l’altra, impostata secondo le logiche dell’Activity based costing, per valutare i costi in modo parametrico; il modello è stato applicato dai curatori dell’Osservatorio alle tre filiere corrispondenti a largo consumo, farmaceutico e materiale elettrico.

Poche criticità, molti vantaggi
Le stime del ciclo dell’ordine sono state ricavate nei tre scenari tecnologici tradizionale, intermedio e integrato. Gli oneri riferiti al primo ammontano, nell’ambito del largo consumo, a quasi 69 euro per ordine, mentre l’ipotesi di massima integrazione e dematerializzazione offre un risparmio di circa 57 euro, superiore all’80%; nello scenario intermedio si conseguono economie pari a circa il 75%, equivalenti a 39 euro per ordine.
“I risultati dell’applicazione del modello al largo consumo e alle altre filiere – precisa Tedesco – sono generalizzabili nel loro ordine di grandezza e confermano che ai benefici di efficienza si aggiungono puntualmente miglioramenti di efficacia del processo”. Lo studio ha pure analizzato le diverse barriere all’adozione della fatturazione elettronica espresse dal campione.
“I fattori di complessità evidenziati dalle imprese si legano sia al necessario ridisegno dei processi e alla gestione del cambiamento, sia al quadro normativo, all’esistenza di più standard e al costo della tecnologia. Ma le poche aziende che hanno adottato in maniera seria queste soluzioni esprimono soddisfazione, vantaggi significativi e criticità limitate”.
Peraltro, il quadro normativo oggi risulta sostanzialmente chiaro e completo, e la diversità degli standard non costituisce un problema particolare per lo sviluppo di progetti di integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine, dal momento che è possibile ricondurli a una base comune. “Forse tra tutti gli aspetti citati – conclude Tedesco – l’elemento meno scontato sta nella disponibilità di soluzioni e servizi da parte di una filiera d’offerta nella quale le aziende possano trovare una maggiore maturità e adeguatezza”.