La struttura media degli oneri del D&Pm va ripartita tra costi espliciti (hardware & software, esercizio, amministrazione) e impliciti (operatività, downtime) in ragione rispettivamente del 61,1% e del 38,9%. La quota più cospicua del Tco corrisponde ai costi di esercizio dei sistemi, pari al 40,4%.
Ma è quasi altrettanto rilevante la fetta che di solito sfugge alle valutazioni, pur contando per oltre un terzo: l’operatività degli utenti pesa infatti per il 33,6%. Pratiche, abitudini e circostanze operative connesse al D&Pm impattano sui costi aziendali in misura tanto poco evidente quanto assai significativa.
Il 43% delle imprese ha dichiarato di aver già inserito a preventivo l’acquisto di soluzioni per la gestione documentale e di stampa. E una percentuale doppia, pari all’88%, ha affermato di volerlo fare in futuro.

È un segnale di attenzione crescente per le dotazioni che il D&Pm richiede, a conferma dell’urgenza di razionalizzare e ricercare ogni possibile risparmio nell’ambito del trattamento dei documenti: l’infrastruttura diventa per questo una leva primaria. Un suo rafforzamento viene visto dalle imprese come un fattore chiave per favorire flussi più snelli e processi operativi più lineari. A questo si lega anche l’ordine delle preferenze espresse per l’acquisto di software: in cima, i sistemi di document management e di integrazione agli Erp (30%), seguiti dai software di workflow (25%), davanti ai tool di output management (10%) e alle soluzioni di workgroup (5%).

Due terzi delle grandi imprese sono prive di una bussola strategica per impostare e organizzare nel modo più conveniente la gestione dei documenti e delle stampe; i margini di miglioramento, come ha rilevato l’indagine Tco Report 2 di Xplor Italia Research, sono assai ampi

- Il 36% delle imprese non sa valutare né gli oneri complessivi della gestione documentale né i costi puntuali di produzione
- Solo il 34% delle imprese dispone di un sistema di accounting e il 40% ne fa dichiaratamente a meno
- Il numero medio di utenti per dispositivo di stampa e I/o in azienda è di 1,15, ben sopra al valore consigliabile di 4-6 per device
- Il 91% del campione non ritiene di usare un budget dedicato per il D&Pm o non ha idea se ciò avvenga; il restante 9% vi destina tra il 6% e il 15% dei fondi per l’Ict
- Non più del 55% delle imprese dispone di una soluzione di gestione documentale