A  DocuBusiness a il convegno “L’economia della dematerializzazione” ha fatto il punto sul valore che può esprimere la capacità di declinare opportunamente i flussi documentali in digitale.

“L’economia della dematerializzazione” è il titolo del convegno che il 5 ottobre 2007, durante la manifestazione vicentina DocuBusiness, ha posto sotto i riflettori il grande valore derivante da una gestione più razionale dei documenti, finalmente sottratta alla costosa dittatura della carta.
Ciò che è richiesto sia dall’auspicato efficientamento delle pubbliche amministrazioni, sia dai bilanci delle aziende che ancora non si avvalgono dell’interscambio telematico dei documenti né conservano in digitale gli archivi da mantenere come da normativa, e neppure sfruttano le opportunità offerte dalla fatturazione elettronica.
“È necessario – ha detto Pierluigi Ridolfi, presidente della Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione – un cambiamento radicale dei comportamenti e dell’atteggiamento culturale. Negli enti pubblici c’è una scarsa fiducia nella posta elettronica per la trasmissione formale dei documenti, l’introduzione del protocollo informatico procede con lentezza e si constata la ritrosia ad accettare i documenti informatici”.
Eppure il quadro normativo di base che regola la dematerializzazione è già completo per i documenti amministrativi e con rilevanza fiscale, e si va gradualmente definendo in relazione agli atti giudiziari, al catasto e all’anagrafe, ai documenti sanitari e a quelli attinenti al lavoro.
“La gestione telematica del flusso documentale e della dematerializzazione costituiscono materia complessa, ma è da qui che è possibile realizzare grandi semplificazioni e risparmi. Stentano a decollare per via dei dubbi tecnici, normativi e procedurali che ancora sussistono. Alla domanda 'si può fare?' lo Stato deve attrezzarsi per dare una risposta”.
Il valore economico di un simile cambiamento è senza dubbio ingente, se è vero, come emerge dalle rilevazioni del Cnipa (Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione) che il flusso documentale nella PA vale almeno il 2% del Pil e che un risparmio del 10% consente di economizzare ben 2 miliardi di euro.
Basta pensare che ogni anno si stampano più di 100 miliardi di pagine, delle quali il 20% viene cestinato subito. Ecco allora il senso della dematerializzazione, che promuove la produzione di documenti informatici e la digitalizzazione del materiale cartaceo esistente, e il suo significato economico, che si sostanzia innanzitutto nella riduzione della spesa diretta (carta, materiali di consumo e spazi occupati) nonché nel risparmio sui costi indiretti correlati ai tempi di ricerca e recupero dei documenti, all’efficienza operativa e alla sicurezza.
“Il presupposto a una gestione informatica dei documenti – ha sottolineato Andrea Lisi, giurista esperto di diritto delle nuove tecnologie – è un sistema che va articolato attraverso l’analisi organizzativa, un forte change management, che impone formazione e comunicazione, e, poi, lo sviluppo di una piattaforma di It. E’ necessario costituire un team di alto livello, con il pieno supporto della direzione aziendale”.
Tutti i documenti amministrativi possono essere smaterializzati e, al termine del processo di conservazione, eseguito secondo le norme, la carta può essere eliminata.
“Il Codice dell’Amministrazione Digitale – ha precisato Lisi - contribuisce a rendere concretamente possibile la rivoluzione digitale dei documenti contrattuali, amministrativi, contabili e fiscali”.
Questi ultimi sono soggetti al dettato di legge fissato nel decreto del ministero dell’Economia e delle Finanze del gennaio 2004, di cui la circolare n.36/2006 ha fornito una serie di utili chiarimenti interpretativi, così da agevolare l’adozione dei sistemi di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva: “La circolare – ha spiegato Giorgio Confente, funzionario dell’Agenzia delle Entrate – chiarisce che l’intervento del pubblico ufficiale (notaio) per sottoscrivere i documenti da conservare è limitato a pochissimi casi, è possibile adottare diverse modalità di conservazione all’interno della stessa tipologia se si istituiscono registri sezionali (come per le fatture) e i registri contabili non devono essere emessi”.
Ossia è sufficiente che siano resi statici entro i termini di presentazione della dichiarazione dei redditi.
“E ancora, le norme danno ampia facoltà di delega da parte del responsabile della conservazione e offrono la possibilità di distruggere l’archivio cartaceo dopo la chiusura del processo di conservazione eseguito apponendo firma digitale e marca temporale”. Quanto poi ai documenti provenienti da spol di stampa, “è del tutto conforme – ha aggiunto Confente – l’adozione di un processo di conservazione sostitutiva di fatture attive in cui i documenti informatici siano prodotti con dati ricavati dagli spool purché queste siano in formato statico e non modificabile e sottoscritte con firma digitale e marca temporale”.
I documenti conservati dovranno essere resi sempre leggibili e, a richiesta dell’amministrazione finanziaria, disponibili su supporto informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili.
“Agli uffici – ha osservato Fulvio Re, Presidente della commissione documentale di Xplor Italia – non si chiede si eliminare tout court la carta, ma di essere più efficienti sfruttando il digitale. Peraltro, in Italia sprechiamo 19,5 miliardi di pagine ogni anno e l’impatto ambientale dei documenti cartacei è cospicuo: l’uso di 1.000 pagine stampate equivale a emettere inquinanti pari a 77 km percorsi in moto”.
E se il costo delle pagine sprecate sfiora i 290 milioni di euro, il 68% delle aziende continua a produrre, stando a una recente indagine di Xplor Italia Research, più di 100mila pagine al mese.
“Inoltre, il costo annuo per dipendente per stampare i documenti e utilizzare la relativa infrastruttura varia da 400 a 1.200 euro”.
Ecco dunque l’urgenza di valutare attentamente l’impatto della carta sul conto economico, come già hanno fatto con esiti favorevoli, tra gli altri, la compagnia assicurativa Hdi e Inail, capaci rispettivamente di abbandonare i prestampati avvalendosi della flessibilità dei form elettronici, e di trasformare in digitale l’intera gestione dei cedolini paga dei dipendenti dell’Istituto, eliminando così oltre 250mila stampe annue e rendendo più rapido e sicuro l’intero processo.