Se è vero che alla base di ogni procedimento amministrativo si colloca una pratica, è evidente come l’adozione di strumenti per l’automazione dei processi e delle attività d’ufficio nella PA assuma la valenza di un imperativo categorico. Si tratta di gestire, in un ambiente più controllato, le fasi che dalla creazione (o dall’acquisizione) all’archiviazione documentale, passano puntualmente per le attività di protocollo e di validazione. Da una parte moduli, ordini e contratti, dall’altra manuali di procedura, materiali di presentazione, comunicati e annunci.
E, ancora, report anagrafici, indagini, registrazioni di informazioni sul personale, la cui confidenzialità obbliga peraltro a cicli produttivi molto rapidi, e documenti amministrativi quali pianificazioni, budget, inventari, estratti contabili e report statistici.
L’obiettivo di una maggiore efficienza è il motore primario anche della volontà di estendere on-line il trattamento e la disponibilità di pratiche e informative agli interlocutori autorizzati, dalle aziende ai liberi professionisti, dagli altri enti pubblici ai cittadini.