Dal nuovo studio di Xplor Italia Research promosso da Lexmark, l’analisi del TCO della gestione documentale nelle grandi imprese e le indicazioni per economizzare nelle attività di creazione, elaborazione e distribuzione dei documenti ottimizzando relativi flussi e infrastrutture.

Da tempo sotto la lente delle aziende, il tema del TCO si rivela tuttora una questione aperta: mettere mano agli sprechi e alle inefficienze minimizzando innanzitutto i costi dell’infrastruttura IT rappresenta una strada obbligata e l’area del Document & Print Management (D&PM) è un ambito che si presta a una forte azione di miglioramento.
Non è un caso che l’argomento della riduzione dei costi di possesso e di esercizio nella gestione di documenti e stampe costituisca oggi un acceso terreno di confronto tra i principali fornitori del settore. E non meraviglia affatto che nelle aziende questi ultimi trovino un ascolto sempre più attento.
Esiste infatti la diffusa consapevolezza di dover incidere sugli strumenti e sulle piattaforme in uso come pure sulle pratiche operative, ma non è chiaro come procedere. In aiuto ecco giungere, a distanza di tre anni dal primo, un nuovo studio di Xplor Italia Research commissionato da Lexmark, dedicato al TCO del D&PM nelle grandi imprese private e pubbliche.
La ricerca precedente aveva proposto un modello di rappresentazione e valutazione degli oneri e suggerito, sulla base di un’analisi dettagliata delle risorse, del workflow e dei processi operativi, i possibili percorsi di ottimizzazione cui adeguare le Pmi.
Massimiliano Tedeschi, Amministratore Delegato di Lexmark Italia, sottolinea: “Abbiamo seguito l’approccio metodologico definito dai ricercatori e lo abbiamo tradotto in pratica presso i clienti, ottenendo risultati significativi”.

Misurare per migliorare
L’applicazione ha fatto leva su un tool software, il Document TCOMeter, che ha desunto dal TCO Report un algoritmo di calcolo in grado di evidenziare gli scostamenti rispetto alle prassi ottimali e di fornire le indicazioni per agire. “Le aziende che hanno impostato una strategia di gestione ispirata ai criteri individuati nello studio hanno riscontrato risparmi compresi tra il 10% e il 30% nei costi di produzione, trattamento e distribuzione dei documenti, ma soprattutto hanno razionalizzato la piattaforma e le risorse in uso, sono state in grado di orientare le scelte di investimento in modo più proficuo e, di conseguenza, anche di migliorare i processi decisionali”.
La nuova ricerca, che ha fatto luce su politiche, prassi operative, percezioni e costi del D&PM nelle grandi aziende e ed enti pubblici ed è stata condensata nel TCO Report 2, è partita da un’evidenza emblematica: una quota compresa tra il 6% e il 10% del fatturato annuale viene speso in attività collegate ai documenti, la cui gestione può impattare sino al 15% del giro d’affari aziendale.
Si tratta di numeri cospicui, ed è paradossale che più di una impresa su tre non sappia rispondere alla domanda circa la stima dei costi che essa sostiene per la gestione documentale e di stampa.
Inoltre, il 66% del campione (44 aziende rappresentative dei settori Produzione, Utility, Distribuzione, Servizi, Finance e Pa), non ha definito delle linee guida per impostare e organizzare in modo strategico la gestione documentale.
Più in dettaglio, il 36% delle imprese è incapace di stimare non solo gli oneri complessivi della gestione documentale ma anche i costi puntuali di produzione: insomma, navigazione a vista e oneri fuori controllo.

Spese e budget incerti
Il 91% non ritiene di usare un budget dedicato per il D&PM o non ne ha idea, e il restante 9% afferma di destinare risorse tra il 6% e il 15% dei fondi allocati all’Ict, di norma compresi tra l’1% e il 5% del fatturato. Ciò nonostante, quasi la metà delle imprese ritiene elevata o addirittura critica l’importanza del D&PM per il proprio business, con un picco del 78% nel settore Finance (mentre la PA risulta fanalino di coda) e 6 imprese su 10 gli attribuiscono un ruolo determinante o critico per la produttività in ufficio.
Che ci sia un forte scollamento tra la percezione dei costi e la loro effettiva incidenza lo dimostrano anche le risposte relative al tempo passato alle prese con i documenti: quasi l’80% dichiara di dedicarvi oltre il 40% dell’attività quotidiana; e a dispetto dei sistemi e delle tecnologie che possono automatizzare la gestione, la metà di questi ammette di occupare così addirittura oltre il 60% della giornata.
“Va aggiunto – dice Tedeschi – che, come ha calcolato una recente indagine, il 17% dei documenti stampati è carta sprecata, materiale mai letto o dimenticato sui vassoi delle stampanti. Si tratta di ben di 19,5 miliardi di pagine fogli, per un costo annuo totale prossimo ai 300 miliardi di euro”.

Gli sprechi più evidenti legati all’infrastruttura emergono dall’analisi dei dispositivi di stampa e di I/O documentale installati in azienda: il numero medio di utenti per device è pari a 1,15, ben al di sopra del valore consigliabile di 4-6 per dispositivo. Si va da un rapporto di 1,68 utilizzatori per device, riscontrato tra le imprese manifatturiere a 0,78 utenti per apparecchio, rilevato fa le aziende della Distribuzione.
Peraltro, nel complesso solo il 22% del campione ha configurato in rete l’intero parco di dispositivi di stampa e I/O.
In particolare, un terzo delle aziende del Finance possono vantare periferiche collegate, mentre sotto media si rivelano Servizi e PA.

Politiche organizzative e risorse
Si tratta di ambiti tutti tradizionalmente caratterizzati da attività document-intensive, ma dove evidentemente vige una diversa velocità nel razionalizzare, come peraltro si dimostra incrociando i dati registrati in relazione alla presenza, nelle stesse aziende, di una politica organizzativa di D&PM.
Emerge piuttosto variegata anche la dotazione di software per la gestione documentale: il rapporto evidenzia che a farne uso è il 55% delle aziende e questo, pur non riflettendo una situazione omogenea nelle grandi organizzazioni, è un dato migliore rispetto a quanto riscontrato dal precedente studio, focalizzato sulle Pmi.
Nel TCO Report 2 si ricorda che gli Edms sono sistemi che integrano in un’unica soluzione le caratteristiche di una piattaforma di document management estesa insieme alle prerogative del workflow management; gli Idars nascono invece per automatizzare la gestione documentale riducendo in particolare i volumi delle stampe prodotte, attraverso funzionalità di archiviazione e visualizzazione on-line di documenti e report; i Cms, infine, offrono un ampio novero di funzioni che permettono l’acquisizione, la preparazione, la gestione e il delivery di documenti e contenuti. Scendendo nel dettaglio, solo un'impresa su cinque tra le aziende manifatturiere impiega una piattaforma di document management, contro il 100% delle imprese dei Servizi; pressoché nella media si collocano le Utility (50%), davanti a Distribuzione (43%) e PA (33%).
La ripartizione per tipologie di software vede primeggiare le soluzioni Edms, con il 43%, seguite a ruota dai sistemi Cms con il 38%; gli Idars si ritagliano il 14%, mentre la quota restante, pari al 5%, è ascritta alla voce 'altro', cioè pacchetti non classificabili nella categoria enterprise.

Economie sostanziali alla vista
Elemento chiave per una gestione in grado di allineare efficacemente workflow documentale e di processo è l’integrazione della piattaforma di document management con il sistema Erp/gestionale.
Dall’indagine si evince che questo è realtà solo per il 30% del campione; Servizi e Finance capeggiano la graduatoria, con il 50% e il 44% dei rispettivi insiemi che si avvantaggiano dell’avvenuta integrazione; e ne è provvista solo una azienda di produzione su dieci, ossia la metà di quante dispongono di un Dms.
Quanto poi alla presenza di sistemi di workflow, ne fa uso non più di un terzo delle imprese. In linea generale, stando alle rilevazioni dello studio di Xplor Italia Research, le imprese appaiono generalmente soddisfatte degli investimenti compiuti nelle soluzioni e nei sistemi di gestione documentale e di stampa: chi più, chi meno, nel complesso si tratta dell’89% del campione.

Più precisamente, il 23% delle imprese dichiara totale soddisfazione per gli investimenti sostenuti, il 45% lo è in buona parte, mentre l’11% non lo è per nulla. Appaiono comunque disposte a elencare i vantaggi ottenuti in concreto con l’adozione di strumenti di D&PM: su tutti, comunicazione interna e lavoro collaborativo, entrambi strettamente imparentati con l’irrinunciabile networking quotidiano, alla base di qualsiasi attività.
La totalità del campione appare poi concordare su due aspetti chiave: oggi ai fornitori dell’IT si richiedono analisi puntuali e approcci dal taglio consulenziale; e chi si mostra disposto a investire lo fa solo a fronte di garanzie precise sui benefici attesi. In definitiva, sottolineano i curatori del rapporto, soltanto incrociando i dati riguardanti il tempo di lavoro alle prese con i documenti, le stime dei volumi di quanto stampato e le relative spese annue di produzione, emergono ampi margini di miglioramento.
Tali miglioramenti si amplificano una volta considerato l’intero contesto di gestione su cui impattano le prassi definite per l’uso di strumenti e asset insieme con l’esame della reale operatività quotidiana. L’analisi dei ricercatori porta ad affermare che la razionalizzazione della spesa annua effettiva nelle grandi aziende può condurre in tempi brevi a risparmi mediamente superiori al 20%.
“Si tratta di economie cospicue – conclude Tedeschi – che possono essere messe utilmente a profitto. Il recupero di produttività si può riflettere in modo diretto e sostanziale sulla redditività dell’azienda e sulla sua capacità di rinnovarsi nell’affrontare il mercato e la competizione”.