Analizzare in dettaglio la spesa legata agli asset, agli strumenti e alle risorse in uso per il Document & Print management è il primo passo per una pianificazione strategica e la razionalizzazione dei flussi.

Mettere mano agli sprechi e alle inefficienze minimizzando i costi dell’infrastruttura It rappresenta per tutte le aziende una strada obbligata, e l’area del Document & Print management (D&Pm) è un ambito che si presta a una forte azione di miglioramento.
Tant’è che la riduzione dei costi di possesso e di esercizio (TCO) nella gestione di documenti e stampe rappresenta oggi un acceso terreno di confronto tra i principali fornitori del settore. Esiste infatti la diffusa consapevolezza di dover incidere sugli strumenti e sulle piattaforme in uso come pure sulle pratiche operative, ma non è chiaro come procedere.
Lo ha dimostrato, indagando sulle politiche, la percezione dei costi e le prassi in uso nelle grandi aziende private e pubbliche, la ricerca TCO Report 2 condotta da Xplor Italia Research. Lo studio ha fatto luce sulla gestione documentale e di stampa nelle organizzazioni più grandi, dopo che una precente analisi (condensata nel primo TCO Report) aveva proposto un modello di rappresentazione e valutazione degli oneri e suggerito i possibili percorsi di ottimizzazione cui adeguare risorse e prassi nelle piccole e medie imprese. Un viatico di utilità concreta, se è vero che le aziende che hanno impostato una strategia di gestione ispirata a tali criteri hanno ottenuto risparmi compresi tra il 10% e il 30% dei costi di produzione, elaborazione e distribuzione dei documenti; e hanno pure migliorato la piattaforma e le risorse in uso, orientando le scelte di investimento in modo più proficuo.

Costi fuori controllo
Il nuovo studio di Xplor Italia Research ha preso le mosse da un’evidenza emblematica: una quota compresa tra il 6% e il 10% del fatturato annuale viene spesa in attività collegate ai documenti, la cui gestione può impattare sino al 15% del giro d’affari aziendale. Si tratta di cifre cospicue, ed è davvero paradossale che oltre un terzo delle imprese non sappia stimare i costi sostenuti per la gestione documentale e di stampa.
Inoltre, il 66% del campione (44 aziende dei settori Produzione, Utility, Distribuzione, Servizi, Finance e PA) non ha definito delle linee guida per organizzare in modo strategico la gestione documentale.
Più in dettaglio, il 36% delle imprese è incapace di valutare non solo gli oneri complessivi della gestione documentale ma anche i costi puntuali di produzione: insomma, navigazione a vista e oneri fuori controllo. Eppure, il 43% delle imprese valuta elevata o addirittura critica l’importanza del D&Pm per il business, in termini di approccio, organizzazione e tecnologia. E poi, rispetto alla produttività in ufficio, ben 6 imprese su 10 giudicano alta o critica l’importanza del D&Pm. Il 91% del campione non ritiene di usare un budget dedicato per il D&Pm o non ha idea se ciò avvenga. Il restante 9% afferma di destinare risorse tra il 6% e il 15% dei fondi allocati all’Ict, di norma compresi tra l’1 e il 5% del fatturato.
Benefici alla portata
Solo il 34% delle imprese dispone di un sistema di accounting e il 40% ne fa a meno.
Quanto poi al tempo passato alle prese con documenti e stampe, 8 aziende su 10 vedono impegnati così i loro addetti per oltre il 40% del tempo di lavoro quotidiano.
Il 39% del campione dichiara di dedicarvi, a dispetto dei sistemi che automatizzano la gestione documentale, addirittura il 60% e più della propria occupazione.
Appare evidente lo scollamento che esiste tra la percezione dei costi e la loro effettiva incidenza sull’economia dell’azienda. Una semplice revisione tecnica e organizzativa del D&Pm può permettere di riportare i tempi di gestione al 40% dell’attività quotidiana: un taglio prossimo al 20%, con il risultato di economizzare così ogni anno 7.200 euro per addetto (un quinto del prodotto di 20 euro/ora lordi per 40 ore settimanali per 45 settimane).
Per aziende con 200 addetti le economie potrebbero dunque raggiungere un milione e mezzo di euro, cifra che supera quanto dichiara di spendere per stampare documenti la metà delle imprese del campione, ossia circa un milione. Poiché il costo complessivo del D&Pm risulta mediamente pari a sei volte quello del solo output, come segnalano le evidenze dello studio, il risparmio più immediato potrebbe consistere, nella maggior parte dei casi, in una quota prossima al 25%.
Imprese soddisfatte ma non troppo
Il 23% delle imprese dichiara totale soddisfazione per gli investimenti sostenuti nel D&Pm, il 45% lo è in buona parte, mentre l’11% non lo è per nulla.
Le imprese richiedono in modo pressoché unanime analisi puntuali e approcci dal taglio espressamente consulenziale, e chi si mostra disposto a investire lo fa solo a fronte di garanzie precise sui benefici attesi.

I vantaggi che gli investimenti in D&Pm hanno garantito alle imprese si sostanziano innanzitutto in ambiti operativi pratici.
Al primo posto, citata dall’86% delle aziende, figura la comunicazione interna, cui segue il lavoro collaborativo, indicato dal 75%, davanti alle voci servizio e comunicazione esterna (61% e 55% rispettivamente).
Poi, tra gli altri aspetti che hanno beneficiato degli investimenti in D&Pm, ecco la soddisfazione dei clienti (48%) e l’immagine (43%), seguiti da marketing (36%), produttività (32%) e qualità dei prodotti (25%). Quanto alle aspettative, le imprese si mostrano consapevoli della valenza organizzativa del D&Pm (89%), ma il suo ruolo strategico (48%) viene posto in secondo piano, allineandolo, al più, ai fattori tecnico e relazionale; a metà strada si colloca l’aspetto economico (57%).

Le lacune fanno sentire i loro effetti e gli sprechi più evidenti legati all’infrastruttura emergono chiaramente dall’analisi dei dispositivi di stampa e di I/o documentale installati in azienda.
Il numero medio di utenti per device è pari a 1,15, ben al di sopra del valore consigliabile di 4-6 per dispositivo.
E sebbene il 97% delle imprese conti più dei tre quarti dei pc connessi al network aziendale, solo il 22% del campione ha configurato in rete l’intero parco di dispositivi di stampa e I/o. I risparmi prospettati trovano dunque pieno riscontro nell’analisi delle dotazioni hardware delle imprese del campione.
Emerge piuttosto variegata anche la dotazione di software per la gestione documentale: a farne uso è il 55% delle aziende e questo, pur non riflettendo una situazione omogenea nei vari settori, è comunque un dato migliore rispetto a quanto riscontrato dal precedente studio, focalizzato sulle Pmi. Primeggiano gli Edms, con il 43%, seguiti dai Cms con il 38%; gli Idars si ritagliano il 14%, mentre la quota restante è ascritta a pacchetti non classificabili nella categoria enterprise. Quanto poi all’integrazione della piattaforma documentale con il sistema gestionale, vi può contare solo il 30% delle imprese. Una percentuale che, nelle intenzioni di spesa, è però destinata a crescere rapidamente.