Treccani, l’Enciclopedia per antonomasia, non può certo mancare di mantenersi aggiornata. Una regola che vale anche per la tecnologia, rispetto alla quale ha imboccato la strada della digitalizzazione e abbracciato senza incertezze la conservazione sostitutiva.

“Lo abbiamo fatto innanzitutto per sbarazzarci di un magazzino cartaceo sempre più ingombrante e anche perché – ironizza Fernando Fugnitto, direttore amministrativo dell’Istituto della Enciclopedia Italiana – ormai rischiavamo di far circolare negli uffici più carte che concetti”.Così, la prestigiosa casa editrice, fondata dall’industriale e mecenate Giovanni Treccani e oggi forte di 14 soci di primo piano (tra gli altri, Banca d’Italia, Generali, Telecom, Rai, Capitalia, Bnl e San Paolo), ha da un lato reagito all’avanzata del digitale scommettendo con successo su un ampio ventaglio di edizioni di pregio e ha dall’altro deciso di avvalersi dei nuovi approcci organizzativi e di gestione che le tecnologie informatiche portano con sé in tema di conservazione dei documenti.
“Va detto che la situazione era diventata realmente insostenibile - sottolinea Fugnitto - con richieste di spazi sempre nuovi per depositare documenti e materiale amministrativo: ogni anno, 50mila fatture e circa 100mila pagine di libro giornale”. Troppe per la prestigiosa sede ospitata nel cinquecentesco Palazzo Mattei a Roma, nelle cui sale ogni anno gli addetti dovevano trovare posto per 14 metri lineari in più, composti da raccoglitori da mantenere, come d’obbligo, per un decennio.

Più efficienza operativa
“È forse inutile aggiungere – osserva il direttore amministrativo dell’Istituto – che a tali ingombri corrispondono costi salati, specie in un edificio come il nostro, nel centro storico di Roma. Inoltre, poiché il magazzino che custodisce l’archivio di deposito si trova a 40 km dai nostri uffici, la scomodità e le perdite di tempo per recuperare all’occorrenza i documenti amministrativi richiesti sono facilmente immaginabili”. Ore e ore dedicate, di volta in volta, alla ricerca e al recupero di note, fatture e simili, da trasferire poi alla sede.
“Abbiamo analizzato – dice Fugnitto - una serie di proposte da parte dei principali fornitori sul mercato e la soluzione ha preso corpo con la scelta del pacchetto DocPa della società padovana Ifin Sistemi”. L’opportunità di eliminare i tanti raccoglitori accatastati, prima ancora dell’idea di godere di un'efficienza operativa ben superiore, ha rappresentato la spinta decisiva.
“In effetti, i veri benefici non li avevamo inquadrati fin dall’inizio in modo compiuto: oltre all’atteso recupero di spazio, una drastica riduzione dei tempi e dei costi di ricerca dei documenti. E poi, il conseguente positivo impatto sia sotto il profilo organizzativo che in relazione ai diversi aspetti logistici”. La soluzione, basata sul pacchetto DocPa nella versione Enterprise, si avvale di un apposito modulo Poller che consente di definire il flusso di lavoro per automatizzare le operazioni di conservazione di vari tipi di documenti, e del modulo di integrazione con i sistemi professionali Rimage per la masterizzazione di cd e dvd. Inoltre, la configurazione vede la presenza di due lettori di smart card per la firma digitale dei documenti da conservare.

Notifiche e alert
DocPa Enterprise, che consiste in un'applicazione web based in ambiente Windows, è stato interfacciato direttamente al sistema gestionale Sap, sul quale poggia l’attività contabile, produttiva e commerciale dell’Istituto della Enciclopedia Italiana. L’Erp produce i file Pdf sia delle fatture attive e delle note di credito, sia del libro giornale, creando anche i relativi indici. Entrambi i flussi documentali vengono quindi presi in carico dal pacchetto, che provvede alla marcatura temporale e all’apposizione della firma digitale. Di seguito, il sistema conserva i documenti informatici su cd, in conformità alle norme vigenti e secondo le regole tecniche stabilite dal Cnipa. DocPa, che supporta i database più diffusi, da Microsoft Sql Server a Oracle, e vanta una architettura modulare, permette di registrare sia su supporti ottici che su media magnetici organizzati in sistemi San (Storage area network) e Nas (Network attached storage), con la gestione di eventuali lotti multivolume. Il sistema consente la ricerca e l’esibizione dei documenti correlati a ogni conservazione sostitutiva effettuata e, inoltre, può abilitare le notifiche e le segnalazioni di avviso tramite email, assai utili per avvertire della scadenza dei certificati e delle firme digitali o della necessità periodica di verificare la leggibilità di quanto conservato. Le immagini dei documenti possono essere prodotte in copia multipla per la conservazione su dischetti ottici e i lotti vengono sempre memorizzati con i corrispondenti identificativi numerici; poi, in modo automatico, il sistema Rimage Desktop 2000i cd/dvd imprime l’etichetta sulla superficie di ogni supporto.
Consulenza e formazione
“L’installazione - assicura il manager dell’Istituto - non ha presentato problemi di sorta e nel volgere di poche settimane il sistema è diventato pienamente operativo. Abbiamo avviato la conservazione del libro giornale nell’ottobre 2005 e il 1° gennaio del 2006 è stata la volta della fatturazione attiva. Ifin Sistemi ci ha seguito sempre da vicino, dopo aver affiancato in modo puntuale il nostro ufficio legale e tributario”. La società padovana ha fornito il supporto consulenziale richiesto anche per formare il responsabile della conservazione, per stendere il manuale e per definire i documenti di delega. Dalla postazione del responsabile della conservazione è possibile estrarre in ogni momento i documenti in archivio per esibirli all’autorità, allorché sia richiesto: “In sei dischetti – spiega Fugnitto - è registrato l’intero libro giornale e in un altro cd sono memorizzate le fatture attive di un anno. Ora tutto quanto è contenuto in due centimetri di spessore”. Mentre una copia degli archivi si trova nell’ufficio amministrazione, un’altra copia di sicurezza è riposta nel centro edp della società. “All’inizio – ammette il direttore amministrativo dell’Istituto - non avevamo pensato alla conservazione come a un’opportunità di tipo economico, ma il recupero di risorse che ha prodotto ci ha definitivamente convinto della bontà della nostra scelta”.