La gestione documentale informatizzata rappresenta per la pubblica amministrazione la nuova frontiera: un obiettivo obbligato, sotto la spinta delle normative succedutesi a ritmi sempre più serrati nell’arco dell’ultimo decennio, e che hanno segnato i processi di riforma dell’attività amministrativa in digitale. È del 1997 la comparsa del sostantivo dematerializzazione, entrato da allora nel lessico giuridico: il significato sta tutto nella sostituzione degli archivi tradizionali composti da documenti cartacei con gli equivalenti informatici.
“È possibile – dice Giancarlo Cesareo del Software Group di Ibm – in base al Codice dell’Amministrazione Digitale (in vigore dal 1° gennaio 2006 e aggiornato con il Dlgs n. 159/2006), ma i vantaggi di efficienza attesi possono essere ottenuti soltanto ricorrendo all’utilizzo completo di documenti informatici, allineati anch’essi al content management, e all’automazione del workflow. Per snellire l’intero processo amministrativo non bastano l’acquisizione via scanner di documenti cartacei e la loro gestione informatizzata”.
Si tratta di un percorso impegnativo, al quale sta fornendo un sostanziale impulso l’attività del Cnipa, il Centro nazionale per l’informatica nella PA. Oggi una nuova commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso documentale e dematerializzazione ha raccolto l’eredità del primo tavolo di lavoro costituito nel 2004, che ha posto le basi per avviare il cambiamento.

Documenti sotto tutela
Faticoso non solo perché la varietà dei procedimenti all’interno delle diverse PA centrali non consente direzioni univoche, ma anche perché la distruzione della carta in archivio è comunque vincolata al parere e all’autorizzazione del ministero dei Beni Culturali. E sotto tutela sono archivi e documenti dello Stato, delle Regioni e di ogni altro ente e istituto pubblico. Ma anche trascurando il pregresso, la dematerializzazione ha un significato e un ruolo chiave: come evidenziato dal Libro Bianco del gruppo di lavoro interministeriale coordinato dal Cnipa, se anche solo un documento ogni dieci venisse trasformato in elettronico si potrebbero generare risparmi per 3 miliardi di euro ogni anno.
“La normativa – afferma Cesareo – distingue tra memorizzazione, archiviazione e conservazione: la prima è il processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici; la seconda equivale invece alla memorizzazione di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, ed è antecedente all’eventuale processo di conservazione sostitutiva”.
Tale processo consiste nel memorizzare i documenti su supporti ottici o altri supporti digitali idonei, e si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione) contenente l’impronta dei documenti.

Verso una progettualità rinnovata
“Per migliorare la gestione dei procedimenti sia dal punto di vista dell’utente di front office (cittadino o azienda) che da quello interno alla singola amministrazione (back office) e anche nello scambio di informazioni fra amministrazioni, è necessario ricorrere al documento informatico. L’Enterprise Content Management, il workflow documentale e di processo, la firma digitale e l’interoperabilità tra pubbliche amministrazioni sono gli elementi di base per raggiungere questo obiettivo”.
Elementi tecnici che vanno necessariamente inquadrati in un contesto organizzativo di rinnovata progettualità, dove il dettato normativo possa trovare compiuta applicazione. “Le soluzioni che abbiamo messo a punto per la dematerializzazione – aggiunge il manager di Ibm – vanno dalla formazione e gestione alla conservazione dei documenti informatici, passando per la firma digitale e la trasmissione via posta certificata; e accanto a questi, gli strumenti per la presentazione di istanze alla PA per via telematica da parte di cittadini e imprese e per la gestione dei contenuti dei siti web delle amministrazioni”.
Nel calderone in cui confluiscono i contenuti, ai documenti si aggiungono le diverse forme di digital media (audio e video) e di web content. L’approccio di Ibm propone un’infrastruttura centrata su un unico repository, il Content Manager, capace di integrare e trasformare tutte le informazioni di tipo non strutturato in formato digitale.

Come dematerializzare
“Due componenti specifiche per la dematerializzazione sono la gestione dei form elettronici e la conservazione a norme Cnipa, che abbiamo integrato nell’ambito dell’Ecm. L’obiettivo della soluzione è consentire la gestione completa del documento informatico su storage di tipo magnetico (dischi e nastri/cassette) evitando il ricorso a supporti ottici per l’archiviazione. Infatti i documenti informatici archiviati nel Content Manager possono essere sottoposti al procedimento di conservazione rimanendo nello stesso repository”.
Possono poi eventualmente essere riversati su altro supporto per specifiche necessità, come per l’esibizione alle autorità competenti.
“Una simile soluzione è ovviamente applicabile anche alla posta elettronica in quanto l’email, soprattutto se certificata, costituisce semplicemente una tipologia di documenti informatici”.
Quanto alla modulistica elettronica, Ibm si propone con l’applicativo Workplace Forms, che usa il formato Xml e si integra non solo al Content Manager ma anche a WebSphere Portal Server.
“Nel primo caso – conclude Cesareo - si tratta di una soluzione idonea alla gestione dei processi che utilizzano moduli e documenti acquisiti da internet mediante il 'workflow di pratica', mentre nel secondo si ottengono funzionalità di gestione modulistica web (portlet) perfettamente integrata con il workflow della gestione documentale realizzato dagli strumenti di Content Management”.